【壓縮機(jī)網(wǎng)】企業(yè)每推出一款新產(chǎn)品，壓縮機(jī)使用說明書的編寫是避免不了的工作任務(wù)，本文筆者結(jié)合多次撰寫說明書的經(jīng)驗(yàn)，來分享說明書的編寫過程。

　　說明書是以應(yīng)用文體的方式對(duì)產(chǎn)品來進(jìn)行相對(duì)詳細(xì)的描述，方便人們認(rèn)識(shí)和了解。說明書有指導(dǎo)客戶使用產(chǎn)品的作用，同時(shí)也是公司的宣傳冊(cè)，是與客戶簽訂的“契約”。凡是客戶必須知道的地方，說明書中不能遺漏一點(diǎn)，從而保證有效指導(dǎo)，提高產(chǎn)品使用的安全、壽命，如若內(nèi)容不明確，可能會(huì)引起誤會(huì)，甚至招來糾紛。此外高質(zhì)量的說明書也可以激發(fā)客戶再次購買的興趣。

　　編寫說明書要有一個(gè)大概的框架。可以按照GB/T9969《工業(yè)產(chǎn)品使用說明書 總則》附錄A中提供的標(biāo)題作為框架，其邏輯性強(qiáng)，不會(huì)產(chǎn)生遺漏。然后對(duì)照標(biāo)題去尋找相應(yīng)的內(nèi)容，分列項(xiàng)目、逐項(xiàng)說明，各項(xiàng)目明白地羅列出來，使客戶看的明白。當(dāng)然，可以根據(jù)具體產(chǎn)品的特點(diǎn)和使用要求對(duì)標(biāo)題進(jìn)行增減及合理排序。其中特別要注意的是，使用說明書應(yīng)提供必要的保護(hù)環(huán)境和節(jié)約能源方面的內(nèi)容，不能刪減。這是一種社會(huì)責(zé)任和義務(wù)，也是標(biāo)準(zhǔn)的要求。
 

　　說明書不同于普通的文章，其設(shè)計(jì)和編寫都有規(guī)矩，可以參照標(biāo)準(zhǔn)GB/T 19678《使用說明的編制 構(gòu)成、內(nèi)容和表示方法 第一部分：通則和詳細(xì)要求》。標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定了設(shè)計(jì)和編寫各類使用說明的一般原則和詳細(xì)要求。作為與客戶溝通的媒介，使用說明書中相關(guān)信息的描述和細(xì)節(jié)應(yīng)通俗易懂，符合壓縮機(jī)客戶群體的知識(shí)水平，使用說明應(yīng)遵循客戶群體的切實(shí)需求，提供充足的細(xì)節(jié)信息并保證相關(guān)信息的完整性。內(nèi)容書寫的基本要求和編制方法在標(biāo)準(zhǔn)中也寫的很明白，大家可以自行翻閱，這里不再贅述。標(biāo)準(zhǔn)中帶有“應(yīng)”字段的內(nèi)容要求在說明書中要體現(xiàn)出來，標(biāo)準(zhǔn)中帶有“宜”字段的內(nèi)容可以根據(jù)自身特點(diǎn)選擇使用。

　　說明書內(nèi)容務(wù)必明白、準(zhǔn)確才能使讀者完全理解，沒有含糊、誤會(huì)的弊病。以中壓無油空壓機(jī)使用說明書為例。在動(dòng)手寫說明書的時(shí)候，作者心中不能存在一些連自己也理不太清楚的地方，落到紙面不能有一句不合理的，足以發(fā)生疑義的文句。這是一個(gè)消極條件，如果不顧這個(gè)消極條件，寫下來的說明書就達(dá)不到它的目的。自己拿不準(zhǔn)的，比如性能參數(shù)、壽命周期等等這些內(nèi)容可以向相關(guān)技術(shù)人員請(qǐng)教確認(rèn)。我們可以按標(biāo)準(zhǔn)列出提綱，請(qǐng)求技術(shù)人員來協(xié)助完善。另外，說明書的內(nèi)容還要參考一些專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。GB/T10892-2005《固定的空氣壓縮機(jī)安全規(guī)則和操作規(guī)程》第14~22章有用戶應(yīng)履行和遵守的要求，特別是壓縮機(jī)的安裝、管道系統(tǒng)和壓縮機(jī)的操作要求是客戶必須掌握的，要在說明書中體現(xiàn)出來。

        GB22207-2008《容積式空氣壓縮機(jī)安全要求》中4.4.3超溫停車裝置靈敏性檢驗(yàn)，介紹了檢驗(yàn)方法和次數(shù)。5.4使用說明，介紹了說明書中必須包含的內(nèi)容，根據(jù)機(jī)型可增減；JB/T 10683-2006《中、高壓往復(fù)活塞空氣壓縮機(jī)》和JB/T 8933-2008《全無油潤(rùn)滑往復(fù)活塞空氣壓縮機(jī)》標(biāo)準(zhǔn)中有關(guān)于保修期、用戶環(huán)境要求和針對(duì)無油高壓空壓機(jī)的專用條款，摘錄出來寫到說明書里。有關(guān)壓縮機(jī)環(huán)境保護(hù)方面可參照標(biāo)準(zhǔn)GB50894-2013《機(jī)械工業(yè)環(huán)境保護(hù)設(shè)計(jì)規(guī)范》。法律方面的問題，可以在說明書完成初稿后，由法務(wù)審定，特別是售后服務(wù)，責(zé)任邊界方面要定義清楚，不能含糊。其它機(jī)型的產(chǎn)品也有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求，一般行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容要比國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)更加詳細(xì)，其參照的規(guī)范性引用文件也是標(biāo)準(zhǔn)巡查的線索。

　　說明書要指導(dǎo)用戶使用產(chǎn)品，就要充分考慮用戶的接受程度，盡量多的使用圖標(biāo)、圖表、圖示等簡(jiǎn)潔明快方式去表達(dá)，方便客戶理解。例如，用警告圖標(biāo)（三角框加一個(gè)“！”），客戶看到這個(gè)符號(hào)，就會(huì)引起注意；用流程圖表來演示操作過程，方便客戶理解前后操作的銜接關(guān)系。空壓機(jī)系統(tǒng)流程圖、電氣原理圖、設(shè)備爆炸圖與零部件明細(xì)表等圖示，這都是使用說明書里不可或缺的。其中，系統(tǒng)流程圖演示了氣路，水路等流經(jīng)的器件，客戶可以通過它了解器件之間的物理關(guān)系，從而有一個(gè)宏觀的概念。電氣原理圖是用來表明設(shè)備電氣的工作原理及各電器元件的作用，相互之間的關(guān)系的一種表示方式。 運(yùn)用電氣原理圖，可以方便客戶分析電氣線路，排除電路故障、程序編寫等。
 

　　為了使客戶有一個(gè)良好的閱讀體驗(yàn)，字體的選擇應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)潔、耐看。黑體和宋體氣質(zhì)莊重，是很好的選擇。段落、字間距等格式也要斟酌。外文和繁體字使用說明書的要求可參照GB/T 19678標(biāo)準(zhǔn)。

　　配色方案的選擇也是一個(gè)有講究的方面，一個(gè)設(shè)計(jì)學(xué)院的學(xué)生學(xué)習(xí)配色可能要花兩年的時(shí)間。沒有經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的人做這件事情是有困難的，做出來的配色方案會(huì)使人感覺俗氣。我在這里簡(jiǎn)單說一下一些配色經(jīng)驗(yàn)，首先顏色不要超過三種，一主兩輔最好，如果公司有主題色，盡量采用，或在商標(biāo)中取色。其次可以在網(wǎng)上找到優(yōu)秀的配色方案。這里推薦Dribbble網(wǎng)（https:// dribbble.com/），在該網(wǎng)站有很多優(yōu)秀的圖片，而且還非常貼心的給出了配色表，還有一個(gè)配色網(wǎng)（http://www.peise.net/），也有很多優(yōu)秀的配色方案可以拿來用。

　　說明書寫的太多，客戶閱讀起來困難，寫的太少，客戶感覺你不太重視，所以要權(quán)衡，反復(fù)錘煉文字。此外，說明書是要批量印制的，一個(gè)錯(cuò)誤可能會(huì)帶來非常大的影響，所以要在印制之前仔細(xì)校對(duì)檢查。

　　最后，借鑒成熟公司的說明書，優(yōu)秀公司的產(chǎn)品說明書，都是經(jīng)過市場(chǎng)檢驗(yàn)，千錘百煉，有其獨(dú)到之處，拿來參考最好不過。

 

　　參考文獻(xiàn)

　　GB/T 19678.1-2018/IEC 82079-1:2012 《使用說明的編制 構(gòu)成、內(nèi)容和表示方法 第一部分：通則和詳細(xì)要求》

　　GB/T9969-2008《工業(yè)產(chǎn)品使用說明書 總則》’；

　　GB/T10892-2005《固定的空氣壓縮機(jī)安全規(guī)則和操作規(guī)程》

　　GB22207-2008《容積式空氣壓縮機(jī)安全要求》；

　　HG/T 20206-2017《化工機(jī)器安裝工程施工及驗(yàn)收規(guī)范（中小型活塞式壓縮機(jī)）(附條文說明)》

　　JB/T 10683-2006《中、高壓往復(fù)活塞空氣壓縮機(jī)》

　　JB/T 8933-2008《全無油潤(rùn)滑往復(fù)活塞空氣壓縮機(jī)》

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